Quảng Ngãi khẩn trương bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu từ UBND cấp huyện

PTQ - Tại Kết luận số 157 ngày 25/5, Bộ Chính trị chỉ đạo đưa vào hoạt động cấp xã mới từ ngày 01/7/2025. Để chuẩn bị cho việc chính quyền 02 cấp đi vào hoạt động, bên cạnh vấn đề về nhân sự, việc sắp xếp và bàn giao hồ sơ, tài liệu là một trong những ưu tiên hàng đầu. Đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn và phục vụ nhân dân một cách hiệu quả nhất. Nhận thức rõ tầm quan trọng này, trước đó, UBND tỉnh Quảng Ngãi đã kịp thời ban hành Chỉ thị số 05 nhằm tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Đây được xem là một trong những công tác then chốt, trực tiếp góp phần đảm bảo sự liền mạch trong hoạt động của chính quyền và chất lượng phục vụ người dân khi mô hình tổ chức hành chính 02 cấp chính thức đi vào thực tiễn.

Những ngày này, tại trụ sở UBND huyện Tư Nghĩa, không khí làm việc vô cùng khẩn trương. Hơn hai tuần qua, các cán bộ, công chức từ các phòng, ban chuyên môn đến các xã, thị trấn trực thuộc đã được huy động tối đa để tập trung vào nhiệm vụ trọng tâm là bàn giao hồ sơ, tài liệu. Rà soát từng bộ hồ sơ và đối chiếu dữ liệu nhằm tránh sai sót, đảm bảo tất cả tài liệu đều được thống kê, phân loại và đóng gói cẩn thận trước khi bàn giao.

Ông Nguyễn Thanh Phú, Trưởng Phòng Nội vụ, UBND huyện Tư Nghĩa nói: Chúng tôi tham mưu cho UBND huyện trưng dụng những anh chị là viên chức văn thư, lưu trữ của các đơn vị trường học của huyện. Đây là những đồng chí có chuyên môn, kiến thức về văn thư lưu trữ trong thời gian qua. Huyện cũng tích cực làm ngày, làm đêm, kể cả thứ Bảy, Chủ Nhật. Do đó đến thời điểm này cũng cơ bản tiến độ huyện hoàn thành đáp ứng các điều kiện để bàn giao cho Sở Nội vụ và Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định với số lượng khoảng hơn 1.400m. 

Để bảo đảm tính liên tục trong công tác, việc sắp xếp và bàn giao hồ sơ đang được tiến hành khẩn trương, khoa học. Cán bộ, công chức các huyện làm việc xuyên đêm, không kể ngày nghỉ để hoàn thành đúng tiến độ. Sở Nội vụ cũng thành lập Đoàn công tác tác để làm việc trực tiếp với 13 huyện, thị xã, thành phố. Cập nhật thống kê, đánh giá tổng quan về khối lượng tài liệu, tình trạng vật lý của hồ sơ và sự đầy đủ của các tài liệu. Kiểm tra mức độ hoàn thiện của các cơ sở dữ liệu số hóa nếu có, đảm bảo đồng bộ với tài liệu vật lý. Để đảm bảo tính toàn vẹn tuyệt đối của hồ sơ, toàn bộ tài liệu và dữ liệu sẽ được niêm phong ngay tại chỗ và tiếp nhận tạm thời dưới sự quản lý chung. Đặc biệt là địa điểm bố trí phòng kho và phương án bảo vệ, bảo quản tài liệu cho đến khi chính thức bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

Bà Nguyễn Thị Thu Phương, Phó trưởng phòng Cải cách hành chính Thanh niên và Văn thư lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi, cho biết: Trên cơ sở các cấp có thẩm quyền và Thông tư 06 của Bộ Nội vụ ngày 15/5/2025, trong đó có quy định giao cho UBND tỉnh quyết định vấn đề quản lý toàn bộ khối tài liệu này giao cho cơ quan nào quản lý. Trên cơ sở đó Sở Nội vụ cũng đã xây dựng phương án chuẩn bị trình UBND tỉnh.

Theo thống kê, ở 13 huyện, thị xã, thành phố của tỉnh có hơn 20.000m tài liệu, hồ sơ liên quan đến công tác quản lý hành chính, quy hoạch, đầu tư, tài chính, văn hóa – xã hội, các quyết định phê duyệt dự án. Đặc biệt là nhiều hồ sơ liên quan trực tiếp đến đời sống, quyền lợi của người dân như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hồ sơ hộ tịch, giấy phép kinh doanh, thủ tục hành chính một cửa. Để đảm bảo tính chính xác trong phân loại tài liệu, Sở Nội vụ đã ban hành hướng dẫn giao nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh. Mục tiêu cao nhất là đảm bảo quá trình chuyển giao diễn ra nhanh chóng, chính xác, không ảnh hưởng đến các hoạt động quản lý nhà nước và gián đoạn phục vụ nhân dân khi triển khai mô hình chính quyền địa phương mới.

Bà Nguyễn Thị Thu Phương,cho biết thêm: Đoàn công tác Sở Nội vụ cũng trao đổi thêm với các trưởng phó phòng cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện là chúng ta sẽ có nhiều nhóm tài liệu là tài liệu đã giải quyết hoàn chỉnh, tài liệu đang giải quyết và tài liệu đã giải quyết. Sở Nội vụ sẽ tập trung vào kiểm đếm niêm phong với tài liệu đã giải quyết hoàn chỉnh. Còn tài liệu đang giải quyết và sẽ giải quyết thì sẽ giao cho huyện chuyển về các xã mới để tiếp tục triển khai thực hiện các nhiệm vụ tiếp theo

Theo kế hoạch, việc kiểm đếm, bàn giao tài liệu, hồ sơ của UBND cấp huyện kết thúc trước ngày 10/6/2025. Bàn giao hồ sơ, tài liệu là một phần quan trọng trong quá trình thực hiện sắp xếp, tinh gọn bộ máy hành chính theo chủ trương của Đảng và Nhà nước. Bảo đảm hoạt động của hệ thống chính trị hiệu quả hơn. Công tác bàn giao diễn ra trong thời gian gấp rút, khối lượng hồ sơ lớn, đòi hỏi cán bộ, công chức phải tập trung cao độ. Với tinh thần trách nhiệm, cán bộ, công chức các cơ quan, tổ chức thuộc UBND cấp huyện tại Quảng Ngãi quyết tâm hoàn thành đúng thời hạn.